Requisição de Compras

Toda compra começa com uma necessidade. Alguém no almoxarifado percebe que um componente está acabando. A produção precisa de um material para um projeto. O RH precisa contratar um serviço. Essa necessidade precisa ser formalizada, aprovada e convertida em pedido. No SAP MM, esse processo começa com a Requisição de Compras (Purchase Requisition, ou PR).

A requisição é o documento interno que sinaliza ao departamento de compras que existe uma demanda. Ela não tem efeito financeiro direto (não movimenta caixa, não gera compromisso contábil), mas é o gatilho que dispara todo o ciclo de procurement.

Em muitas empresas, a requisição ainda é feita por e-mail, telefone ou planilha. O comprador recebe um “precisamos de papel A4” sem quantidade, sem prazo, sem centro de custo. A requisição no SAP elimina essa ambiguidade: força o solicitante a informar material, quantidade, data e classificação contábil. Isso muda a conversa entre as áreas e reduz drasticamente o retrabalho na mesa do comprador.

O que é (e o que não é) uma requisição

Muitos iniciantes confundem a requisição com o pedido. A diferença é fundamental:

Aspecto	Requisição (PR)	Pedido de compra (PO)
Quem cria	Solicitante ou MRP	Comprador
Efeito externo	Nenhum (interno)	Enviado ao fornecedor
Efeito financeiro	Reserva orçamentária (opcional)	Compromisso financeiro
Aprovação	Workflow interno	Aprovação de compras
Rastreabilidade	Vinculada ao pedido gerado	Vinculada à requisição de origem

A requisição pode ser criada manualmente pelo solicitante (ME51N) ou gerada automaticamente pelo MRP. Independentemente da origem, passa pelo mesmo fluxo de aprovação e conversão.

Tipos de item e campos essenciais

O SAP distingue os itens da requisição por tipo de item (item category):

Tipo	Código	Descrição
Material padrão	(em branco)	Material com mestre, entra em estoque
Consumo direto	K	Sem entrada em estoque, vai direto ao centro de custo
Serviço	D	Aquisição de serviços, sem movimento de estoque
Subcontratação	L	Fornecedor processa material da empresa

Na criação (ME51N), os campos que realmente importam por item são: número do material (ou grupo de mercadorias), quantidade, unidade de medida (deve coincidir com a do mestre), data de entrega (onde o lead time de compras começa a contar), centro/depósito e a classificação contábil (centro de custo, ordem, projeto, quando aplicável). O grupo de compras direciona a requisição para o comprador certo.

Vale a pena falar do campo de texto explicativo, subutilizado na maioria das implementações: ele permite ao solicitante especificar características técnicas e restrições de fornecedor. Bem usado, elimina uma pilha de idas e vindas entre comprador e solicitante.

O fluxo: da criação à conversão em pedido

Criação. O solicitante acessa o ME51N e preenche os dados. Se o material tem mestre, a maioria dos campos vem preenchida automaticamente (unidade, grupo de mercadorias, grupo de compras, classificação contábil padrão).

Aprovação (workflow). Conforme a configuração, a requisição passa por um ou mais níveis: liberação individual (ME54N) ou coletiva (ME55), com alçadas por valor.

Atribuição e conversão. Após aprovada, o comprador consulta as requisições abertas (ME56 por grupo de compras, ME57 para todas as pendentes) e converte em pedido. Na ME58, o sistema pode sugerir o fornecedor com base no Registro Info ou no contrato ativo.

Rastreabilidade total. Um dos grandes ganhos: você sempre sabe a origem de um pedido. Abrindo o pedido (ME23N), cada item traz, no campo Requisição de Compras, o número da requisição que o originou; e, abrindo a requisição (ME53N), a aba Status mostra o pedido que ela gerou. A cadeia é completa e auditável nos dois sentidos.

Requisição automática pelo MRP

Para materiais com planejamento ativo, o MRP gera requisições automaticamente quando o estoque cai abaixo do ponto de reposição ou quando há demanda de ordens de produção. Elas chegam com material e quantidade calculados, data de entrega baseada no lead time do mestre de material, centro e depósito preenchidos, e a marca de que vieram do planejamento. O comprador apenas verifica, ajusta se preciso, e converte, o que reduz drasticamente o trabalho manual em ambientes com centenas de materiais.

Erros comuns e boas práticas

Requisição sem data de entrega realista. Solicitantes que colocam “para ontem” em tudo criam falsa urgência e obrigam o comprador a negociar prazos internamente o tempo todo. Configure validações que bloqueiem datas abaixo do lead time médio e treine os solicitantes.

Material sem mestre. Requisições feitas só com descrição (sem número de material) são difíceis de analisar, não sugerem fornecedor e não aproveitam o histórico de preços. Cadastre o material antes; para compras eventuais, use o grupo de mercadorias adequado.

Aprovação como formalidade. Aprovadores que aprovam tudo sem olhar transformam o workflow em burocracia sem valor. Configure alçadas por valor e acompanhe o tempo médio de aprovação por área: isso cria responsabilidade.

Como boas práticas: padronize os grupos de compras para a requisição chegar ao comprador certo; configure tolerâncias de prazo para evitar urgências artificiais; use o campo de texto para especificações técnicas; monitore as requisições abertas (ME57) para achar gargalos; e revise as requisições geradas pelo MRP antes de converter, porque o planejamento pode estar desatualizado.

Conclusão

A requisição é o ponto de partida de todo o processo de aquisição. Uma requisição bem estruturada acelera tudo o que vem depois: cotação, pedido, recebimento, pagamento. Uma requisição ruim, sem informação e sem prazo real, contamina a cadeia inteira. Treinar solicitantes e configurar bem esse processo é um dos melhores retornos que uma implantação SAP pode dar: o comprador ganha tempo para negociar, a empresa ganha rastreabilidade e o financeiro ganha previsibilidade.

No próximo artigo, a Cotação: como comparar propostas de fornecedores e registrar a melhor decisão de compra de forma objetiva e auditável.