Cotação
Como comparar propostas de fornecedores e tomar a melhor decisão de compra
Decidir de quem comprar é uma das responsabilidades mais estratégicas do departamento de compras. Um processo de cotação mal estruturado leva a escolhas baseadas em relacionamento, costume ou feeling, não em dados. Já vi empresas pagando bem acima do preço de mercado porque o “fornecedor de sempre” nunca foi questionado.
O processo de cotação no SAP MM, formalmente a Solicitação de Cotação (Request for Quotation, RFQ) e a cotação do fornecedor, cria uma estrutura disciplinada para essa decisão. Você envia a solicitação a múltiplos fornecedores, registra as propostas e o sistema compara automaticamente. O vencedor é definido por critérios objetivos, e toda a análise fica registrada para auditoria.
Esse processo é especialmente relevante para compras de maior valor, materiais comprados pela primeira vez ou renegociação de contratos. Para compras recorrentes com contrato ativo, a cotação formal pode ser simplificada, mas fazer um benchmarking periódico de preços via RFQ é boa prática mesmo nesses casos.
O fluxo da cotação
1. Criar a RFQ (ME41). O documento enviado aos fornecedores pedindo propostas. Pode ser gerado a partir de uma requisição existente.
2. Enviar aos fornecedores. O sistema imprime ou envia por EDI a RFQ. Cada fornecedor recebe um número de cotação próprio, todos vinculados à mesma RFQ.
3. Registrar as propostas (ME47). O comprador insere preços, prazos e condições recebidos de cada fornecedor.
4. Comparar (ME49). O sistema gera o quadro comparativo (o Price Comparison) com todas as propostas lado a lado: preço unitário, prazo, condições, valor total.
5. Aceitar e rejeitar. O comprador aceita a proposta vencedora e marca as demais como rejeitadas; o sistema pode gerar cartas de agradecimento/rejeição.
Criando a RFQ: o ME41
No cabeçalho, o tipo de documento AN (cotação padrão), a data-limite para receber as propostas, a organização e o grupo de compras. Nos itens, o material, a quantidade e a data de entrega. E, na aba de cabeçalho, você adiciona os fornecedores a consultar; para cada um, o SAP cria um número de cotação separado.
Boa prática: consulte no mínimo 3 fornecedores por RFQ, para garantir competição real e evitar questionamentos em auditoria.
Registrando e comparando
No ME47 você lança, para cada cotação, o preço unitário, a moeda, os Incoterms, descontos e a data de entrega prometida. Condições de preço mais detalhadas (frete, impostos, desconto por volume) entram na aba de condições.
O ME49 é o coração do processo. Ele exibe as cotações da RFQ lado a lado e destaca automaticamente o menor preço:
| Fornecedor | Preço unit. | Prazo | Desconto | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| Fornecedor A | R$ 45,00 | 10 dias | 2% | R$ 44,10 |
| Fornecedor B | R$ 43,50 | 15 dias | 0% | R$ 43,50 |
| Fornecedor C | R$ 46,00 | 7 dias | 5% | R$ 43,70 |
Mas o quadro é objetivo só no preço. O comprador ainda precisa ponderar manualmente o histórico de qualidade do fornecedor, a confiabilidade de prazo, a capacidade produtiva para a quantidade e a saúde financeira (fornecedor em dificuldade é risco de cadeia). Em empresas mais maduras, esses critérios são modelados na avaliação de fornecedores, o tema do artigo 15 desta série.
Para consulta, há um leque de transações: ME4B/ME4C/ME4L/ME4M/ME4N (listas por documento, grupo de mercadorias, fornecedor, material e RFQ), ME48 (exibir o comparativo) e ME43 (exibir uma cotação).
Cotação no S/4HANA
Um ponto importante: no S/4HANA, o processo clássico de RFQ (ME41 e afins) ainda existe, mas a SAP direciona a cotação para os processos novos de seleção estratégica de fontes (sourcing): os apps Fiori de RFQ e, principalmente, o SAP Ariba, voltado à seleção estratégica de fornecedores e a leilões. Se o seu projeto é greenfield em S/4HANA, vale avaliar esses caminhos em vez de partir direto para o ME41.
Erros comuns e boas práticas
Consultar um fornecedor só. Quando a RFQ vai para um único fornecedor, o processo perde o sentido. Estabeleça uma política de mínimo de 3 cotações acima de um valor; abaixo dele, a compra por contrato ou Registro Info dispensa a cotação formal.
Não registrar as propostas no SAP. Receber as cotações por e-mail, comparar no Excel e lançar só o pedido vencedor elimina o histórico e impossibilita auditoria. Exija o registro via ME47: o esforço é mínimo e o ganho em rastreabilidade é enorme.
Decidir só por preço. O menor preço nem sempre é a melhor compra: um prazo 10 dias maior pode parar uma linha; um histórico de não conformidade gera retrabalho no recebimento. Estabeleça critérios ponderados e documente-os na RFQ.
Como boas práticas: defina prazo claro para as propostas; notifique os fornecedores rejeitados (profissionalismo que preserva relações futuras); arquive a análise comparativa junto à cotação; use a RFQ para benchmarking mesmo em compras com contrato; e vincule a RFQ à requisição sempre que possível, mantendo a cadeia de documentos completa.
Conclusão
A cotação transforma uma decisão subjetiva em uma análise objetiva e auditável. Bem usada, democratiza a competição entre fornecedores, protege a empresa em auditorias e dá ao comprador respaldo para negociar. O tempo investido em criar a RFQ e registrar as propostas se paga já na primeira compra em que o melhor preço representa uma economia real sobre o fornecedor habitual.
No próximo artigo, os Contratos: como transformar uma boa negociação em um acordo de fornecimento que o pedido de compra vai referenciar, comprando por meses nas condições combinadas.