Pedido de Compras

Se você precisasse escolher uma única transação para representar o SAP MM, seria a ME21N. O Pedido de Compras (Purchase Order, ou PO) é o documento central da aquisição: é ele que formaliza o compromisso entre a empresa e o fornecedor, definindo o que será comprado, em que quantidade, a que preço, quando e onde.

Diferente da requisição, que é interna, o pedido é um documento externo: é enviado ao fornecedor e cria obrigações legais e financeiras. Um pedido aprovado gera compromisso de pagamento quando a mercadoria for recebida. Por isso, ele exige controles mais rigorosos.

Em mais de duas décadas de projetos, o pedido é o documento que mais gera dúvida em treinamento, não porque a ME21N seja complicada, mas porque as configurações por trás dela (tipos, tolerâncias, workflows, condições de preço) têm impacto direto na operação diária de centenas de usuários.

Tipos de documento e de item

Um ponto que confunde muita gente: tipo de documento e tipo de item são coisas diferentes.

O tipo de documento define a natureza do pedido. Os principais são o NB (pedido padrão, o usado na esmagadora maioria dos casos), o UB (pedido de transferência entre centros, o stock transport order) e o FO (framework order / pedido-limite, para pequenas despesas recorrentes).

Já cenários como consignação, subcontratação e terceirização (third-party) não são tipos de documento: são tipos de item (categorias K, L e S, respectivamente) dentro de um pedido. É um erro comum tratá-los como documentos separados. Na prática, você cria um pedido NB e escolhe a categoria de item conforme o cenário.

A estrutura em três níveis

O pedido tem uma estrutura hierárquica:

Cabeçalho. Informações válidas para todo o pedido: fornecedor, tipo de documento, organização e grupo de compras, moeda, condições de pagamento, Incoterms e endereço de entrega.

Item. Cada linha é um material ou serviço: número do material, quantidade, unidade, preço líquido, data de entrega, centro/depósito e a classificação contábil (se for consumo direto, serviço etc.).

Linha de remessa (schedule line). Para cada item, pode haver várias datas de entrega. É o que permite parcelar entregas (100 unidades em 15/06 + 100 em 30/06) sem criar vários pedidos.

Criando o pedido: ME21N

Na ME21N, o pedido pode nascer do zero, a partir de uma requisição (via ME58), de uma cotação aceita ou de um contrato. No cabeçalho, os obrigatórios são fornecedor, tipo de documento, organização e grupo de compras. No item, o material (ou descrição + grupo de mercadorias), a quantidade, o preço, a data de entrega e o centro de destino.

Sempre que possível, crie o pedido a partir de um documento de origem (requisição ou contrato): é mais rastreável e evita ignorar contratos vigentes.

Aprovação: a estratégia de liberação

Pedidos acima de determinado valor passam por um workflow de aprovação antes de serem liberados ao fornecedor: no SAP, a estratégia de liberação (Release Strategy). A liberação pode se basear em valor total, grupo de compras, centro de custo ou tipo de material, com alçadas escalonadas (por exemplo, até um valor o comprador aprova; acima disso, o gerente; acima de outro patamar, o diretor). Enquanto pendente, o pedido fica bloqueado e não pode ser impresso/enviado. A liberação é feita no ME28 (ou ME29N). Esse é o tema aprofundado do artigo 16 desta série.

Depois do pedido, e o acompanhamento

O pedido é o centro de uma cadeia: o fornecedor confirma, a mercadoria é recebida no MIGO (que confere a quantidade contra o pedido e valoriza a entrada pelo preço do pedido) e a fatura é verificada no MIRO (onde entra a comparação de preço: a conferência tripla pedido × recebimento × fatura). Essa cadeia garante que nenhuma fatura seja paga sem respaldo de pedido aprovado e recebimento confirmado: o controle mais poderoso do SAP MM contra fraude em contas a pagar.

Para gerir, há as listas ME2L/ME2M/ME2N (por fornecedor, material e número) e a impressão/reenvio pelo ME9F. E há um uso dessas listas que merece atenção especial: rodar a ME2N com o parâmetro de seleção WE101 (recebimento em aberto) e filtrar pelas datas de entrega já vencidas. É assim que o comprador enxerga os pedidos atrasados que ainda não tiveram recebimento, para cobrar fornecedores e evitar que itens urgentes caiam no esquecimento.

Erros comuns e boas práticas

Pedido sem referência a requisição ou contrato. Pedidos criados do zero são mais difíceis de rastrear e podem ignorar contratos vigentes. Oriente os compradores a converter a partir do ME58 ou referenciando um contrato, e audite periodicamente os pedidos sem origem.

Preço inserido manualmente. Sujeito a erro humano, gera divergência na fatura e bloqueio de pagamento. Mantenha o Registro Info atualizado para o SAP propor o preço certo automaticamente.

Modificar pedido já recebido parcialmente. Alterar quantidade ou preço de um item com recebimento parcial gera inconsistência contábil. Envolva o financeiro antes; em muitos casos, é melhor criar um novo item.

Não monitorar os pedidos em aberto. Pedidos vencidos sem recebimento são um dos maiores problemas de qualidade de dados no MM. Implante uma rotina semanal com a ME2N (parâmetro WE101, recebimento em aberto) por grupo de compras, filtrando pelos vencidos.

Como boas práticas: configure tolerâncias de quantidade e preço (sem elas, qualquer divergência trava a fatura); implante a confirmação de pedido pelos fornecedores; use a aba de textos para instruções especiais; e revise mensalmente os pedidos em aberto há mais de 90 dias.

Conclusão

O pedido é onde o processo de compras se materializa: o instrumento que une a necessidade interna (requisição), a negociação (cotação ou contrato) e o compromisso com o fornecedor. Dominar a ME21N é o ponto de partida; entender o que vem antes e o que vem depois é o que separa um usuário operacional de um profissional que enxerga o processo de ponta a ponta.

No próximo artigo, saímos de Compras e entramos na Administração de Estoque, começando pelos Movimentos de Mercadoria: a base de toda a gestão de inventário no SAP MM.